Cómo insertar un PDF en Word como imagen, también en PowerPoint

¿Quieres meter una página de un PDF en tu informe, tu trabajo de la universidad o tu presentación, tal cual está? Word tiene una opción propia para eso, pero solo muestra la primera página. Lo más limpio es convertir antes las páginas del PDF en imágenes. Aquí tienes todas las formas y cuándo conviene cada una.

¿Qué forma te conviene?

Si el PDF tiene que verse dentro del documento, la forma de las imágenes es casi siempre la mejor. Es la única que muestra todas las páginas, sale nítida al imprimir y funciona en cualquier versión de Word.

Paso 1: convertir las páginas del PDF en imágenes

Ni Word ni Windows traen una forma de sacar imágenes de un PDF. En el navegador lo haces en unos segundos, sin instalar nada y sin cuenta. Tu PDF no se sube a ningún servidor. Eso importa cuando se trata de informes confidenciales, contratos o notas.

Un ZIP se abre en Windows con doble clic y «Extraer todo»; en el Mac, simplemente con doble clic.

Paso 2: insertar las imágenes en Word

Ahora llevas las imágenes a tu documento. Puedes insertar varias páginas de una vez.

Word inserta todas las imágenes seleccionadas de una vez, una debajo de otra. Como los archivos están numerados, encuentras cada página enseguida. Después, revisa el orden un momento. Si quieres que cada página del PDF ocupe su propia página en Word, pon un salto de página después de cada imagen con Ctrl + Entrar (en el Mac, cmd + Entrar).

Al principio la imagen está «En línea con el texto» y se comporta como una letra grande. Para páginas completas suele ser el mejor ajuste. Si quieres que el texto fluya a su lado, haz clic en la imagen y, en el icono «Opciones de diseño», elige por ejemplo «Cuadrado».

Insertar un PDF en PowerPoint

En PowerPoint funciona igual, solo que con diapositivas en lugar de páginas. Para presentaciones, la forma de las imágenes es especialmente práctica, porque puedes escalar y recortar cada página como quieras.

• Una página: Insertar > Imágenes > Este dispositivo, elige la imagen y amplíala al tamaño de la diapositiva.
• Muchas páginas de una vez: en PowerPoint para Windows, elige Insertar > Álbum de fotografías > Nuevo álbum de fotografías. Con «Archivo o disco» seleccionas todas las imágenes, en «Diseño de la imagen» eliges «Ajustar a la diapositiva» y pulsas «Crear». Cada página del PDF se convierte en una diapositiva, en el orden correcto.
• En el Mac: selecciona las imágenes en el Finder y arrástralas a la diapositiva. Para tener una diapositiva por página, insértalas una tras otra.
• Presentaciones de Google y Keynote: también ahí insertas las imágenes PNG desde el menú Insertar > Imagen.

Para el proyector bastan 144 dpi. Si la presentación también se imprime o una página está llena de números pequeños, usa 300 dpi. El archivo pesa más, así que solo cuando haga falta.

La forma del objeto: cuándo tiene sentido

Insertar > Objeto > Crear desde un archivo incrusta el PDF completo en tu documento. Pero solo se ve la primera página, y según el PC, incluso solo un icono. Con doble clic, el PDF se abre en tu programa de PDF.

Esta forma encaja si el PDF tiene que ir adjunto, por ejemplo un presupuesto dentro de un informe de proyecto. En ese caso, marca la casilla «Mostrar como icono». Quien reciba tu documento abre el PDF con doble clic. En Word y PowerPoint para la Web no existe esta opción.

Captura de pantalla: solo un apaño

Una captura de pantalla solo tiene la resolución de tu pantalla. En el monitor todavía se ve bien, pero al imprimir o en el proyector la letra pequeña se vuelve borrosa enseguida. Además, tienes que abrir, recortar y guardar cada página por separado.

Para una tabla o un gráfico sueltos está bien. En Windows, con Windows + Mayús + S dibujas un recuadro; en Word y PowerPoint también puedes usar Insertar > Captura > Recorte de pantalla. Para páginas completas, mejor la forma de las imágenes de arriba.

¿PNG o JPG? ¿Y qué resolución?

• PNG para páginas con texto, tablas, fórmulas y gráficos. Las letras y las líneas quedan perfectamente nítidas.
• JPG para páginas que son sobre todo fotos, como un folleto. El documento de Word pesa menos. Para eso está PDF a JPG.
• 144 dpi para pantalla, proyector y correo. Una página A4 queda en unos 1190 × 1684 píxeles.
• 300 dpi para imprimir. Una página A4 tiene entonces unos 2480 × 3508 píxeles.

Si tu documento pesa demasiado por tener muchas páginas, en Word ayuda «Comprimir imágenes» (pestaña Formato de imagen), o usa JPG en lugar de PNG para las páginas con muchas fotos.

¿Editar el texto en lugar de insertar una imagen?

Si quieres cambiar el texto del PDF o copiar párrafos, una imagen no es el camino. Abre el PDF directamente en Word con Archivo > Abrir. Word lo convierte en un documento editable. Con páginas de texto sencillas funciona bien. Con tablas, columnas e imágenes, el diseño suele descolocarse y toca retocarlo.

Si necesitas las páginas del PDF para otra cosa, como el estado de WhatsApp o un portal que solo acepta imágenes, la guía Cómo convertir un PDF a imagen explica todas las formas para Mac, Windows y móvil.

• Insertar > Objeto solo muestra la primera página de un PDF.
• Para todas las páginas: convierte el PDF en imágenes e insértalas con Insertar > Imágenes.
• PNG mantiene nítidos el texto y las líneas; para imprimir, elige 300 dpi.
• En PowerPoint, el álbum de fotografías convierte muchas páginas en diapositivas con un clic.
• Como imagen, el texto no se puede editar. Para eso, abre el PDF directamente en Word.
• Una captura de pantalla es solo un apaño: sale borrosa al imprimir.